1. Déclarer et immatriculer l’activité
Avant de facturer, l’activité doit être créée dans un cadre juridique adapté. Le statut choisi détermine ensuite une partie des obligations fiscales, sociales et comptables.
2. Définir précisément les prestations dans le contrat
Le contrat avec le propriétaire doit éviter les zones floues : prestations incluses, durée, conditions de résiliation, tarifs, frais additionnels, responsabilité de chacun et fonctionnement des interventions.
3. Être correctement assuré
Une responsabilité civile professionnelle adaptée à l’activité est fortement recommandée et peut être exigée dans certains cadres professionnels. Les garanties doivent correspondre aux prestations réellement effectuées et aux personnes qui interviennent dans les logements.
4. Respecter les règles de facturation et d’information
Les prix et conditions doivent être présentés clairement. Les devis, factures et autres documents commerciaux doivent comporter les mentions applicables à votre statut et à vos clients.
5. Protéger les données des propriétaires et voyageurs
Une conciergerie manipule des noms, coordonnées, informations de séjour, parfois des codes d’accès et des documents. Limitez les données collectées, sécurisez leur accès et encadrez les outils utilisés.
6. Ne pas dépasser le périmètre autorisé
Avant de proposer une gestion complète ou d’encaisser des sommes pour le compte d’un propriétaire, faites vérifier précisément votre modèle.